Urząd zajmuje się sporządzaniem i zmianami aktów stanu cywilnego oraz wydawaniem odpisów i zaświadczeń. Z usług urzędu korzystają rodzice zgłaszający narodziny, osoby zgłaszające zgon, pary planujące ślub cywilny oraz osoby potrzebujące korekt danych w aktach.
Jak zgłosić urodzenie?
Urodzenie zgłasza matka lub ojciec posiadający pełną zdolność do czynności prawnych; w wyjątkowych sytuacjach zgłasza przedstawiciel ustawowy. Do złożenia wniosku potrzebna jest karta urodzenia wystawiona przez placówkę medyczną oraz dokumenty tożsamości rodziców. Zgłoszenie powinno nastąpić w ciągu 21 dni od sporządzenia karty urodzenia.
Po sporządzeniu aktu rodzice otrzymują odpis skrócony aktu urodzenia, zawiadomienie o nadaniu numeru PESEL dziecka oraz zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały. Sporządzenie aktu urodzenia jest bezpłatne. Obsługa interesantów odbywa się na wyznaczonej sali w budynku urzędu; przed wejściem pobiera się bilet z biletomatu znajdującego się przy sali.
Jak zgłosić zgon?
Zgon zgłasza osoba uprawniona w terminie do 3 dni od wystawienia karty zgonu przez lekarza. W przypadku zgonu spowodowanego chorobą zakaźną termin skraca się do 24 godzin. Zgłoszenia przyjmowane są w odrębnym punkcie przeznaczonym do obsługi takich spraw; wcześniejsze umawianie wizyty nie jest wymagane.
Na miejsce należy przynieść dokument tożsamości zgłaszającego, kartę zgonu w trzech częściach oraz dokument tożsamości osoby zmarłej. Sporządzenie aktu zgonu nie jest płatne.
Odpisy aktów — jak złożyć wniosek i ile się czeka?
Odpis aktu można zamówić elektronicznie, korespondencyjnie, w Biurze Podawczym w holu urzędu lub osobiście po wcześniejszym umówieniu wizyty. Elektroniczną drogą jest e‑Doręczenia pod adresem AE:PL-46081-20925-AEABE-27. W przypadku akt prowadzonych w Rejestrze Stanu Cywilnego odpis wydawany jest od ręki.
Dla akt sporządzonych przed 2015 rokiem czas realizacji wynosi do 7 dni roboczych, gdy akt powstał w Poznaniu, lub do 10 dni roboczych, gdy akt pochodzi spoza Poznania. Wysokość opłat zależy od rodzaju odpisu: istnieją odpisy skrócone, zupełne i wielojęzyczne oraz opłata za pełnomocnictwo. Czas realizacji zależy od formy przechowywania aktu i sposobu złożenia wniosku.
Ślub cywilny — procedura i wymagane dokumenty?
Ceremonie cywilne odbywają się w zabytkowym obiekcie Waga Miejska na Starym Rynku. Procedura rozpoczyna się od złożenia zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa, podpisanego przez oboje narzeczonych. Po złożeniu zapewnienia obowiązuje ustawowy termin oczekiwania wynoszący minimum jeden miesiąc.
Formalności załatwia się w urzędzie po wcześniejszym umówieniu wizyty. Do ceremonii potrzebni są dwaj pełnoletni świadkowie. Opłata za sporządzenie aktu małżeństwa wynosi 84 zł. Ceremonia poza siedzibą urzędu podlega dodatkowej opłacie 1000 zł. Pierwszy odpis skrócony aktu małżeństwa wydawany jest bezpłatnie bezpośrednio po ceremonii.
Zmiana imienia i nazwiska oraz sprostowanie aktów
Wniosek o zmianę imienia lub nazwiska musi zawierać dane osobowe wnioskodawcy, numer PESEL, wskazanie urzędnika sporządzającego akt oraz uzasadnienie zmiany. Przy zmianie dla małoletniego wymagana jest zgoda drugiego rodzica, a dziecko po ukończeniu 13 lat musi wyrazić zgodę osobiście. Wniosek można złożyć w formie wizyty po umówieniu, przez e‑Doręczenia lub pisemnie.
W sprawach o sprostowanie lub uzupełnienie aktu konieczne bywa przedstawienie urzędowej kopii dokumentu archiwalnego. Dokumenty obcojęzyczne wymagają tłumaczenia przysięgłego. Opłata za zmianę imienia lub nazwiska wynosi 37 zł. Decyzję wydaje się zwykle w ciągu miesiąca od złożenia dokumentów.
Urząd organizuje także jubileusze długoletniego pożycia małżeńskiego oraz prowadzi sprawy testamentów allograficznych.
